Les SPF Intérieur et Affaires étrangères publient des recommandations aux communes concernant leurs projets visant à moderniser et faciliter la demande et la délivrance des documents d’identité, de voyage et de séjour, afin de s’assurer que ces innovations ne nuisent pas à la sécurité des processus.
Depuis quelques années, plusieurs communes ont contacté les SPF Intérieur et Affaires étrangères afin de leur demander un avis concernant des projets d’innovation en matière de demande et de délivrance de documents d’identité, de voyage et de séjour : kiosque « self enrollment », livraison à domicile, distributeur de documents, kit mobile, etc.
Ces initiatives actuellement développées par les autorités locales pour améliorer le service au client rendent les processus de délivrance de ces documents plus complexes et parfois plus vulnérables à la fraude. En effet, aujourd’hui l’ensemble de ces processus sont pilotés humainement par des fonctionnaires habilités.
Dans ce contexte, l’objectif du document que publient les SPF Intérieur et Affaires étrangères est de donner des directives et consignes minimales aux communes par rapport à ces projets d’innovation.
Principales recommandations :
Les kiosques self-service
Concernant les kiosques self-service, certaines demandes doivent obligatoirement rester traitées au guichet, notamment les premières demandes, les demandes après perte ou vol, les procédures urgentes, les demandes de mineurs ou de personnes signalées. L’identification du demandeur doit être fiable, notamment par carte d’identité, code PIN et, selon les cas, reconnaissance faciale ou comparaison d’empreintes. Les logiciels et équipements doivent être reconnus ou agréés par les autorités fédérales. Un fonctionnaire habilité doit rester physiquement présent pour assister les citoyens et intervenir en cas de problème.
La livraison à domicile
La livraison à domicile est principalement envisageable pour les passeports et certains titres de voyage, sous conditions strictes. La commune demeure responsable de la livraison organisée avec une société privée et doit encadrer contractuellement la sécurité, la confidentialité, la traçabilité et la responsabilité en cas d’incident. La sous-traitance est interdite. Les données personnelles transmises doivent être limitées au strict nécessaire. Le passeport doit être suivi tout au long de son acheminement, et son statut doit être mis à jour exclusivement par la commune. La remise doit être faite au demandeur lui-même, après vérification de son identité ; en cas de doute, un retrait au guichet est recommandé.
Les distributeurs automatiques de documents
Les distributeurs automatiques de documents ne sont pas considérés comme suffisamment sûrs. Ils présentent des risques de vol, de piratage et de vandalisme et ne permettent pas une identification certaine du titulaire ni le respect de toutes les obligations procédurales liées à la délivrance et à l’activation des documents.
Les kits mobiles
Enfin, les kits mobiles, développés notamment pour les personnes incapables de se déplacer, constituent une solution permettant d’effectuer certaines démarches hors de la commune avec les équipements et logiciels nécessaires.
En résumé, la simplification et la modernisation ne doivent pas ouvrir la porte à la fraude.
La circulaire et les recommandations sont disponibles sur OrangeConnect ICI
