Quelques rappels concernant les délégations de signatures

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Date: mardi 11 décembre 2018

Auteur(s): Éditions Vanden Broele

Les délégations de signatures – par lesquelles le bourgmestre et l’officier de l’état civil autorisent des agents de l’administration communale à accomplir un certain nombre de tâches et à signer en leur nom – doivent être renouvelées en cas de changement de bourgmestre et/ou de fonction de l’officier de l’état civil.

I. Actes de l’état civil

1. En vertu de l’article 44/1 du Code civil, l’officier de l’état civil peut (ce n’est pas une obligation) donner à un ou plusieurs agents de l’administration communale une autorisation spéciale écrite d’accomplir toutes les tâches liées à l’établissement des actes d’état civil. Cette autorisation ne vaut que pour la rédaction des actes.

« Art. 44/1. Les officiers de l'état civil peuvent donner à un ou plusieurs agents de l'administration communale une autorisation spéciale écrite d'accomplir toutes les tâches liées à l'établissement des actes d'état civil.

L'autorisation reçue doit être mentionnée avant la signature des agents de l'administration communale. »

Il s’agit d’une autorisation et pas d’une délégation de pouvoir. L’officier de l’état civil reste responsable. L’article vise simplement à s’adapter à la pratique qui veut que l’officier ne traite pas lui-même les dossiers et appose seulement sa signature sur les actes sans les avoir dressés personnellement. Cette autorisation ne modifie pas non plus le rôle de célébrant de l’officier de l’état civil lors des mariages. Seul l’officier de l’état civil peut célébrer un mariage.

Exemples de délégation de signature :

Le ../.. /20.., Nous, (Prénom, Nom), agent de l’administration communale, ayant reçu autorisation spéciale de (Prénom, Nom), Officier de l’état civil de la Commune de (Nom), inscrivons...

Le .. /.. /20.., devant Nous (Prénom, Nom), agent de l’administration communale, ayant reçu autorisation spéciale de (Prénom, Nom), Officier de l’état civil de la Commune de (Nom), a comparu

 Acte dressé le ../../20.. à ..h..30, par nous, (Prénom Nom), agent de l'administration communale, ayant reçu l'autorisation de (Prénom, Nom), Officier de l’état civil de de la Commune de (Nom)

 

2. L’officier de l’état civil peut également donner délégation de signature pour la délivrance des copies conformes et des extraits d’actes de l’état civil. La base juridique est ici l’article 45 du Code civil :

« Art. 45.  Les copies conformes et les extraits destinés à servir en Belgique ou à l'étranger sans devoir être soumis à la législation peuvent être délivrés par les agents de l'administration communale spécialement délégués à cette fin par l'officier de l'état civil. La signature des agents de l'administration communale doit être précédée de la mention de la délégation qu'ils ont reçue. »

3. Changement à compter du 1er janvier 2019

Attention : d’importantes modifications du Code civil entreront en vigueur au 1er janvier 2019. Les dispositions reprises ci-dessus ne valent donc que jusque 31 décembre 2018.

A compter du 1er janvier 2019, c’est le nouvel article 9 du Code civil qui constituera la base légale :

«   Art. 9  L'officier de l'état civil peut octroyer une autorisation spéciale écrite à un ou plusieurs agents de l'administration communale pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance des copies et d'extraits d'actes.

Cette autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage. »

 

II. Documents autres que « état civil »

La délégation concernant les autres documents se fonde sur l’article 126 de la Nouvelle loi communale :

« Art. 126.  Le bourgmestre et l'officier de l'état civil peuvent, chacun en ce qui le concerne, déléguer à des agents de l'administration communale:

1° la délivrance d'extraits ou copies d'actes autres que les actes d'état civil;

2° la délivrance d'extraits des registres de population et de certificats établis en tout ou en partie d'après ces registres;

3° la légalisation de signatures;

4° la certification conforme de copies de documents.

Cette faculté vaut pour les documents destinés à servir en Belgique ou à l'étranger, à l'exception de ceux qui doivent être légalisés par le Ministre des Relations extérieures ou par le fonctionnaire qu'il délègue à cette fin.  La signature des agents de l'administration communale délégués tant en vertu du présent article que de l'art. 45 du Code civil devra être précédée de la mention de la délégation qu'ils auront reçue.

L'officier de l'état civil peut également déléguer à des agents de l'administration communale la réception des significations, des notifications et des remises des décisions en matière d'état des personnes. »

 

A noter aussi, l’article 81/1 de la Loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers :

« Art.  81/1. Lorsque la présente loi ou ses arrêtés d'exécution attribuent une tâche à l'administration communale ou au bourgmestre, ce dernier est habilité à la déléguer à un membre du personnel de l'administration communale. »

 

III. Extraits de casier judiciaire

L’article 10 de l’Arrêté royal du 21 novembre 2016 détermine les modalités de délivrance des extraits de casier judiciaire aux particuliers :

« Art. 10. L'extrait de casier judiciaire mis à la disposition de l'utilisateur via CJCS-CG est imprimé sans délai sur papier par ce dernier, signé, daté et pourvu du cachet de l'administration communale dans l'espace prévu à cet effet. L'utilisateur transmet ensuite l'extrait au demandeur.

Le Ministre de la Justice peut déterminer d'autres moyens de délivrance de l'extrait de casier judiciaire.

Conformément à l'article 126, alinéa 3, de la nouvelle loi communale du 24 juin 1988, la signature des agents délégués de l'administration communale devra être précédée de la mention de la délégation qu'ils auront reçue en application de l'article 126, alinéa 1er, de la nouvelle loi communale précitée. »